Fif & Finter i Notes

Skab plads i din mailboks helt enkelt

Som vi før har skrevet, indføres nye mailboks størrelser fra nytåret. Det betyder, at du som bruger må se kritisk på den mailkorrespondance, du har liggende i din mailboks. Din mailboks bør aldrig anvendes som arkivsystem, da hver enkelt MegaBite koster serverplads og kroner. Mange vedhæftede filer behøver i øvrigt slet ikke at belaste mailserveren. 

Vil du undgå pludselige pladsproblemer i det nye år, så få her en helt enkel opskrift på, hvordan du sletter de største først:

Når du står i din Mail, så kig til venstre i menuen og tryk på ”Alle dokumenter” som omfatter både sendte og modtagne mails. I Alle dokumenter vælger du at sortere på ”Størrelse” og bladrer helt op i toppen af listen over dine dokumenter. Så vil du se de mails med attachments/filer, som fylder mest. Du kan eventuelt trykke på størrelse igen, hvis sorteringen ligger i omvendt orden (de mindste først). Så markerer du med mus og Ctrl på de dokumenter, du ikke behøver at gemme og trykker så på Delete. Vær dog meget opmærksom på at du ikke sletter kommende kalenderaftaler, som også vises i denne ”Alle Dokumenter” mappe. Sletter du en kalenderaftale, så forsvinder den også i kalenderen. (Fortryder du en sletning, så henter du den frem igen ved at gå til Papirkurv, markér mailen og tryk Gendan). Husk også at tømme din papirkurv med jævne mellemrum. Det giver også plads.

Se, det er den hårde måde, der meget vel kan blive aktuel i det nye år, når man må konstatere at man ikke kan modtage mere mail på grund af overfyldt mailboks. Du kan med fordel også (gen)læse hvordan du udnytter Notes egne hjælpeværktøjer til kalenderoprydning. Se under ”Spar plads i din mailfile med Kalender oprydning”.

Du har også mulighed for at aktivere Arkivering, som kopierer alle mails fra server mailfilen til en lokal arkiv mailfile på din pc. Sådan aktiveres automatisk arkivering:

Åbn programmet, der skal arkiveres (stå i Arbejsområdet i dit Notes program).

I menuen trykkes på Handlinger, vælg Arkiv og klik på Indstillinger.

Klik på fanen Tidsplan i dialogboksen arkiveringsindstillinger.

Vælg afkrydsningsfeltet Planlæg arkivering.

Klik på ur-ikonet i feltet Kør kl. for at angive plantiden.

I listeboksen På disse dage vælg afkrydsningsfeltet ved siden af de(n) dag(e) i ugen, planlægningen skal køres. Klik på knappen OK, når du er færdig.